ساختار مدیریتی شرکت

            ساختار مدیریتی شرکت مشاوران بهبود مدیریت افق

الف) بیانیه رسالت Mission Statement شرکت مشاوران بهبود مدیریت افق
– مصمم هستیم باا ستفاده از مبانی و الزامات قانونی و اسناد مهم تحول درنظام اداری کشور :
۱- سند چشم انداز جمهوری اسلامی ایران .
۲- سیاست های کلی نظام اداری (ابلاغی مقام معظم رهبری ) .
۳- قانون برنامه پنجم توسعه اقتصادی ، اجتماعی وفرهنگی .
۴- قانون مدیریت خدمات کشوری .
۵- اصل ۴۴ قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران .
مشاور با صلاحیتی برای دستگاههای اجرایی باشیم .
– عزم جدی داریم دراجرای برنامه های عملیاتی برنامه های تحول اداری ، رویکرد های نوین مدیریت وشاخص های ارزیابی عملکرد در ابعاد عمومی واختصاصی متعّهدانه . با بکار گیری نیروهای انسانی مؤمن وتوانمند ، تلاش مشفقانه ای رابکار گیریم.
– سعی می کنیم با اطلاع رسانی ، برگزاری سمینارها ودوره های آموزشی ، در ارتقاء شاخص های کیفیت مدیریت بخش عمومی وپاسخگویی عمومی نقش آفرین باشیم .
– دراجرای سیاست های مربوط به اصلاحات اداری :
۱- مدیریت منضبط تر درنظام بودجه ای.
۲- تخصیص منابع عمومی براساس شاخص های عملکرد.
۳- افزایش تعهد واخلاق کاری کارکنان
ب ) نظام مستند سازی شرکت مشاوران بهبود مدیریت افق

مقدمه
در طی اجرای فعالیت¬های یک شرکت یا اجرای پروژه¬های مختلف مستندات مهم و باارزشی تولید شده و تجربیات ارزشمندی کسب می گردد که به صورت ضمنی در ذهن افراد دخیل در سازمان و یا پروژه انباشته شده و همواره در خطر فراموشی و یا خروج از سازمان میباشد. به دلیل عدم وجود یک سیستم آرشیو کارآمد، این اطلاعات و دانش ارزشمند به تدریج پراکنده شده، از بین رفته و یا فراموش میگردد. حتی در سازمانهایی که مستندات نگهداری میشود، این کار معمولاً به روش سنتی و یا سلیقهای انجام شده و در اغلب موارد، اطلاعات و دانش که دارای ارزش بالقوهای است، به درستی ثبت، پالایش و انتقال پیدا نمی¬کند.
بر اساس گزارشات موسسه مطالعاتی و تحقیقاتی گارتنر، سازمانها به ازای هر یک از کارکنان خود، سالانه ۴۸۰۰ دلار به دلیل صرف زمان جستجو و یافتن مستندات، از دست می¬دهند. همچنین بر اساس آمار موسسه IDCسالانه ۴٫۵% دانش سازمان ها به دلایل مختلفی از جمله خروج کارکنان از سازمان، عدم مدیریت صحیح اطلاعات و احتکار دانش توسط افراد مفقود میگردد. علاوه بر این با توجه به افزایش سرعت تولید دانش در جهان، ۳٫۲% دانش سازمان¬ها نیز سالانه منسوخ و غیرقابل استفاده می گردد.

طبقه بندی اسناد نظام مستند سازی
۱- نامه های وارده : سندی است مربوط به یکی از پروژه های شرکت ، داری صادر کننده مشخص ، مهر یا امضاء ، و حداقل تاریخ
۲- نامه های صادره : سندی است مربوط به یکی از پروژه های شرکت ، دارای مخاطب و مقصد مشخص ،مهرو امضای مجاز، و شماره و تاریخ .
۳- آگهی های مناقصات ، فراخوان ها ، استعلام ها که مربوط به موضوع شرکت و پروژه های آن میباشد.
۴- صورت جلسات : سندی است دارای عنوان که تصمیمات مربوط به پروژه ، اسامی حاضرین ، مهر و امضای مجاز وشماره و تاریخ در آن درج می باشد
۵- گزارش های شرکت در جلسات : سندی است که توسط فردی که از طرف شرکت در جلسه ایی مربوط به پروژه شرکت می کند تنظیم می شودو حاوی خلاصه مذاکرات ، اسامی و سمت شرکت کنندگان ، نتایج و تصمیمات ، و نظرات کارشناسی و پیشنهادات شرکت کننده می باشد.
۶- گزارش های پیشرفت کار: سندی است که براساس برنامه زمانبندی اجرای پروژه و توسط مدیرپروژه تنظیم و امضا می شود. این سند حاوی پاسخ های مربوط به سوالات شرح عملیات اجرایی پروژه خواهد بود.
۷- گزارش های پایان کار: گزارشی است که توسط مدیر پروژه تنظیم و پایان عملیات اجرایی پروژه
اعلام می شود. این سند اسناد مثبته مربوط به تحویل کار را که از طرف کارفرما ارائه می شود در پیوست خود خواهد داشت.
۸- گزارش تجربیات : سندی است که پس از خاتمه پروژه توسط مدیر پروژه و هریک از عوامل اجرایی پروژه و همچنین مدیر عامل تنظیم می شود و حاوی شرح مختصری از کل پروژه ، نکات ضعف و قوت ، فرصت های ارتقا ، و پیشنهادات و فرصت های پروژه های جدید می باشد.
۹- اسناد مثبته هزینه و درآمد : شامل فاکتورها ، قبوض ، فیش ها ، تصویرچک ها ، و…… مربوط به پروژه می باشد.
۱۰- ساختار و عوامل اجرایی پروژه : این سند توسط هیئت مدیره و در مورد هرپروژه تهیه می شود. و شامل مراحل وشرح عملیات ، برنامه زمانبندی ، ساختاراجرایی ، معرفی مدیرپروژه ، عوامل اجرایی ، رئوس وظایف و تعیین میزان و نحوه پرداخت به عوامل اجرایی می باشد. این سند توسط مدیرعامل امضا و به مدیر پروژه ابلاغ میشود.
۱۱- تصاویر، فیلم ، صوت ؛ در مورد پروژه و در طول اجرای آن تهیه خواهد شد.
۱۲- انتشارات پروژه : شامل کتب یا جزواتی است که براساس شرح خدمات هرپروژه می بایست تهیه شود.
۱۳- قرارداد ها ، تفاهم نامه ها ، توافقنامه ها

سیستم کدینگ نظام مستند سازی
۱- کدینگ مستندات براساس پروژه می باشد و اسناد هر پروژه تحت عنوان آن پروژه آرشیو خواهند شد.
۲- اسناد تعریف شده براساس طبقه بندی اسناد هرکدام دارای شماره منحصر بفرد در سال خواهند بود.
۳- شماره هرسند شامل ؛ کد پروژه بصورت الفبایی ، کد طبقه بندی اسناد بصورت عدد دورقمی و شماره ردیف دفتر اندیکاتور خواهد بود.
ج ) نظامنامه آموزشی شرکت مشاوران بهبود مدیریت افق

ماده۱ : برنامه آموزشی 

مجموعه های مدّونی است که بر اساس راهبردهای آموزشی درسه سطح راهبردی ، میان مدت (پنج ساله ) کوتاه مدت ( یکساله ) طراحی می شود ، که شامل فصول کلی ، سرفصل های آموزشی ، سطوح آموزش ، شیوه ومیزان آموزش ، چگونگی ارزیابی آموزش پذیران وتعیین مدرسان مورد نظر خواهد بود.
برون سپاری آموزش : محول نمودن برگزاری واجرای دوره های آموزشی به اشخاص حقیقی وحقوقی واجد صلاحیت علمی وتجربی می باشد.
استاندارد مدیریت کیفیت آموزش : منظور از این استاندارد ، سیستم مدیریت مؤثر فرآیند آموزش براساس آخرین استانداردها .
مأموریت آموزشی : اعزام کارکنان به دوره های آموزشی براساس نیاز های شرکت بدون پرداخت هزینه های تحصیلی توسط شرکت .

ماده ۲ اصول حاکمیت آموزش کارکنان شرکت
۱- اصل نگرش سیستمی : برقراری ارتباط درونی بین اجراء نظام آموزشی از یک طرف وارتباط بیرونی بین نظام آموزشی باسایر نظام های مدیریت منابع انسانی .
۲- اصل جامعّیت: درنظر گرفتن تمامی نیازهای آموزشی مشاغل عمومی وتخصّصی درجنبه های عمومی ، تخصصی ومدیریت درساختار دوره ها .
۳- اصل توجه به تغییرات: بازنگری وبازطراحی آموزش ها واستمرار آنها مبتنی برتغییرات ، تحولات و پیشرفت های علمی وفنآوری روز
۴- اصل نگرش راهبردی : تعیین اهداف ، راهبردها وبرنامه های آموزشی کارکنان براساس چشم انداز ، هدفها وخط مشی های کلان وبرنامه های اولویت دار توسعه ای شرکت .
۵- اصل همکاری ومشارکت : استفاده از مراکز ومؤسسات آموزشی برون سازمانی دراجرای دوره های آموزشی .
۶- اصل اصلاح وباز خورد مستمر : آسیب شناسی وبررسی مستمر نظام آموزش وفراهم نمودن باز خوردهای لازم جهت اصلاح وبازنگری .

ماده۳ : هدفهای کلان آموزش کارکنان شرکت
۱- ارتقاء سطح کیفی سرمایه انسانی شرکت از طریق افزایش سطح توانایی ، دانش ، مهارت وشایستگی های شغلی برای ارتقاء به مراتب شغلی بالاتر.
۲- توانمند سازی وتوسعه دانش ، بینش ، مهارت ، نگرش معنوی ، بصیرتی کارکنان جهت ارتقای مؤثر نقش ها و وظایف .
۳- تقویت باور، اعتقادات کارکنان وافزایش بینش وبصیرت آنها وترویج فرهنگ کتابخوانی .
۴- توسعه آگاهی های عمومی کارکنان شرکت درابعاد مختلف فرهنگی واجتماعی درجهت بهبود فرهنگ خدمت رسانی به مردم .
۵- افزایش اثر بخشی و کارایی درارایه خدمات شرکت ها از طریق توسعه بینش ، دانش ومهارت های متصدیان مشاغل .

ماده ۴ : راهبردهای آموزش
۱- ایجاد نگرش راهبردی وهمسو سازی برنامه های توانمند سازی وتوسعه منابع انسانی .
۲- ایجاد تناسب بین برنامه ها ، فرصت های آموزشی ونیازهای آموزش شغلی ، سازمانی واجتناب از آموزش های غیر ضرور.
۳- استفاده از منابع وظرفیت های درون وبرون سازمانی درتعیین وتأمین خدمات آموزشی.
۴- کاربرد استاندار های ملی وبین المللی درمدیریت وراهبری فرآیند آموزش .
۵- استفاده از رویکردها ، مدل ها ، روش ها وفنآوری های نوین آموزش مدیریت برای اجراء وارزشیابی آموزش .
۶- تمرکز زدایی درامور آموزش براساس توانمندی واحدهای تابعه .
۷- تمرکز برویکرد آموزش های کوتاه مدت وکاربردی .

ماده ۵ : ساختار مدیریت وراهبری آموزش 
۱- کارگروه آموزش بعنوان عالیترین مرجع تصمیم گیری وتصمیم سازی برای اجرای دقیق این نظامنامه است .
اعضای کار گروه آموزش:
– مدیرعامل شرکت
– رئیس هیأت مدیره شرکت
– ۲ نفر از کارشناسان امتیاز آور
– ۱ نفر از صاحبنظران متخصّص درامر آموزش باتشخیص رئیس کمسیون .

ماده ۶ : وظایف کمسیون آموزش
– بررسی وتصویب برنامه ها وتقویم آموزشی کلیه واحدهای تابعه .
– بررسی وتأیید برگزاری هرگونه همایش ، سمینار وگردهمایی درحوزه های مختلف .
– تصمیم گیری درخصوص اعطای بورس تحصیلی وتسهیلات آموزشی طبق آئین نامه مربوطه .
– تصمیم گیری درخصوص برگزاری دوره های آموزشی باهمکاری سازمانها وارگانها بصورت مشترک .
– بررسی وتأیید دستورالعمل ها ورویه های آموزشی مورد نیاز .

ماده ۷ : فرآیند آموزش کارکنان شرکت
فرآیند آموزش شامل مراحل : نیازسنجی ، طراحی ، برنامه ریزی ، اجرا ، نظارت ، ارزشیابی وسنجش اثر بخشی امور آموزش بشرح مراحل ذیل می باشد:
۱- طراحی وبرنامه ریزی آموزشی :
۱-۱ نیاز سنجی وطراحی آموزش ها : واحدها موظفند براساس اهداف وراهبردهای آموزش ، نیازها و
اولویت های آموزشی کارکنان ذیربط را تعیین وبرای مرتفع نمودن آنها ، دوره های آموزشی متناسب را بانگرش به تحولات ونیازهای روز طراحی واجرا نماید.
۱-۲ تدوین برنامه های آموزش با پیشنهاد گروه های دوگانه شرکت وتصویب کمسیون آموزش
۲- اجرای آموزش : مدیریت وراهبری برنامه های تدوین شده آموزش وچگونگی فراهم نمودن امکانات ومنابع کافی برای اجرای دوره ها دراین مرحله از فرآیند آموزش صورت می گیرد. واحد های تابع مسئولیت اجرایی برنامه های آموزشی رابرعهده خواهد داشت.

ماده ۸ : نظارت وارزشیابی آموزشی
۱-۸ نظارت برکیفیت اجرای فرآیند نظام آموزش ، کارکنان واحدهای تابعه نمایندگان گروههای توسعه مدیریت و سرمایه انسانی وپشتیبانی می باشد .
ماده ۹ : اجرای دوره های آموزشی :
نظام آموزش شرکت انواع آموزشهای حین کار ، خارج ازمحل کارو آموزش های رسمی وغیر رسمی راتحت پوشش قرار می دهد .
استفاده بهینه ازمنابع مادی ، مالی وبویژه انسانی از جمله مهم ترین دغدغه های هر سازمانی بشمار می رود . درحقیقت سازمان ها از طریق بکارگیری صحیح این منابع امکان تحقق اهداف استراتژیک خود را به صرف هزینه های منطقی درزمان وباکیفیت مناسب امکانپذیر می سازد باتوجه به محدودیت ها ی آموزشی سعی بر آنست که از خبره ترین مدرسین استفاده گردد. آموزش اثرگذار وفعال از دو وجه تسلّط علمی مدرس برموضوع ونحوه ارائه آن تشکیل شده است. نظر به ضرورت پرورش قابلیت های حرفه ای متخصص ومدرسین درون سازمانی وهمچنین ملاحظات مربوط به هزینه های آموزشی ، اولویت تدریس دوره آموزشی با مدرسین علمی شرکت می باشد.
تبصره : احکام مدرسین علمی پس از تأیید مرکز توسعه فن آوری ونوسازی اداری معاونت توسعه مدیریت سرمایه انسانی ریاست جمهوری صادر می گردد.

ماده ۱۰ روش های آموزشی
۱-۱۰ آموزش های حین خدمت .
۱-۱-۱۰ آموزش توجیهی یا ورودی .
۲-۱-۱۰ آموزش استاد شاگردی .
۳-۱-۱۰ آموزش ودستورالعمل های شغلی .
۴-۱-۱۰ گردش شغلی .
۵-۱-۱۰ مربی گری ونظارت .
۲-۱۰ آموزش های خارج از محیط .
۳-۱۰ روش های سمعی وبصری :
۱-۳-۱۰ آموزش از راه دور .
۲-۳-۱۰ آموزش از طریق تشکیل میزگرد از راه دور .
۳-۳-۱۰ آموزش از طریق شبکه اینترنت وCD .
۴-۳-۱۰ آموزش به کمک رایانه .
۴-۱۰ شبیه سازی :
۱-۴-۱۰ مطالعه موردی یا نمونه پژوهی .
۲-۴-۱۰ تمرینات کازیه ای .
۳-۴-۱۰ مدل سازی رایانه ای .
۴-۴-۱۰ تمرینات تجربی .
۵-۴-۱۰ آموزش کارگاهی .
۶-۴-۱۰ بازی های آموزشی.
۷-۴-۱۰ ایفای نقش .
۸-۴-۱۰ مدل سازی رفتاری .
۵-۱۰ آموزش های گروهی برمبنای مباحثه گروهی .
۶-۱۰ مجادله گروهی .
۷-۱۰ آموزش حساسیت .
۸-۱۰ طوفان مغزی .
۹-۱۰ هم اندیشی رقابتی گروهی .
۱۰-۱۰ کنفرانس .
۱۱-۱۰ سمینار.
۱۲-۱۰ آموزش های دانشگاهی .

د ) اهداف واستراتژی شرکت مشاوران بهبودمدیریت افق
در پی اجماع ملی در سالهای دهه هفتاد مبنی بر اولویت اصلاحات نظام اداری و مدیریتی کشور، و ادغام سازمان برنامه و بودجه با سازمان اداری و استخدامی کشور و تشکیل سازمان مدیریت و برنامه ریزی، با استفاده از فرصت پیش آمده واحدهای استانی امور مربوط به توسعه مدیریت در نظام اداری کشور تحت عنوان معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی استانها تشکیل گردید و به عنوان یکی از ارکان اجرایی برنامه های تحول اداری و به منظور گسترش و توسعه برنامه های یاد شده در کلیه سطوح جغرافیایی و اداری در اختیار معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی ریاست جمهوری قرار گرفت.
در تشکیل واحدهای استانی مذکور با پی گیری ها و دقت نظر مدیران و کارشناسان محترم معاونت توسعه مدیریت و سرمایه انسانی سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور عموما مدیران و کارشناسانی مجرب در نظام اداری ، با انگیزه ، متعهد ، مسئولیت پذیر و سخت کوش و سازش ناپذیر جذب و پرورش یافتند و در کنار ستاد مرکزی به ایفای نقش پرداختند. بطوریکه در سال هایی که به دلیل تغییرات سیاسی و مدیریتی اجرای برنامه های تحول اداری در مرکز تقریبا متوقف شده بود، به همت مدیران و کارشناســـان استانی این برنامه ها در سطــــح استانها و شهرســــــتان ها تداوم یافت و چراغ
اصلاحات نظام اداری توسط ایشــــان همچنان برافروخته ماند. با تداوم وضـــــعیت خاص مدیریتی در سالهای بعد و وقوع جریانات مربوط به انتخابات ۱۳۸۸ و سالهای بعد از آن بسیاری از این سرمایه های
ارزشمندانسانی و مدیریتی به اشکال مختلف از ساختار یاد شده خارج شدند. در چنین شرایطی مدیران کل و روسای گروه بازنشسته آذربایجان شرقی و غربی با رایزنی و مشورت با مدیران کل دفاتر منابع انسانی منطقه شمالغرب ، و به منظور فراهم نمودن امکان بکارگیری مجدد این سرمایه ارزشمند در راستای اهداف معاونت توسعه مدیریت ریاست جمهوری به تشکیل و توسعه این شرکت اقدام نمودند که هدف اصلی آن عبارت است از:
کمک به تحقق اهداف و برنامه های توسعه مدیریت و اصلاحات نظام اداری که در قالب قوانین ، مصوبات ، بخشنامه ها و آیین نامه های رسمی و توسط نهادهای رسمی کشور ابلاغ می شود.

ی ) ساختار و ارکان
۱- مجمع عمومی : شامل مجمع موسسین ، سهامداران اصلی ، مدیران دفاتر استانی ، افراد امتیاز آور می باشند .
۲- هیئت مدیره : متشکل از ۵ عضواصلی و ۲ عضو علی البدل . دونفر از اعضای اصلی از میان مدیران دفاتر استانها انتخاب خواهد شد. (اعضای هیئت مدیره با پیشنهاد مجمع عمومی و تصویب سهامداران اصلی به مدت ۲ سال منصوب می شوند.
۳- رئیس هیئت مدیره : توسط هیئت مدیره انتخاب می شود.
۴- مدیرعامل : با پیشنهاد هیئت مدیره وتصویب سهامداران اصلی منصوب می شود.
۵- دفاتر استانی : از طریق مدیران و کارشناسان بازنشسته دفاتر منابع انسانی هر استان تشکیل می شود.

سلسله مراتب مدیریتی
سطح یک : مجمع عمومی
سطح دو: هیئت مدیره
سطح سه : دفتراستانی
سطح چهار : گروه توسعه مدیریت – گروه توسعه سرمایه انسانی
سطح پنج : پشتیبانی

و ) ساختارتفصیلی 
گروه توسعه مدیریت
۱- رئیس گروه .
۲- کارشناس مدیریت عملکرد .
۳- کارشناس دولت الکترونیک و سیستم های مبتنی بر فناوری اطلاعات و ارتباطات .
۴- کارشناس نظام های مشارکتی .
۵- کارشناس سلامت نظام اداری .
۶- کارشناس بررسی و اصلاح فرایندها .
۷- کارشناس نظام های شایسته سالار .
۸- کارشناس نظام های مدیریت بر مبنای قیمت تمام شده .
۹- کارشناس مردم .
۱۰- کارشناس برون سپاری .

گروه توسعه سرمایه انسانی
۱- رئیس گروه
۲- کارشناس ساختار و شرح وظایف
۳- کارشناس انتصاب وطبقه بندی مشاغل
۴- کارشناس نظام های جبران خدمات
۵- کارشناس استخدام
۶- کارشناس توانمندسازی کارکنان
۷- کارشناس ارزشیابی
پشتیبانی:
۱- مسئول دفتر
۲- مسئول امور مالی
۳- مسئول امور حقوقی و قراردادها
۴- تدارکات وکارپردازی
۵- مسئول پشتیبانی سخت افزار
۶- مسئول پشتیبانی نرم افزار
۷- مسئول سمعی وبصری (صوتی و تصویری )
۸- مسئول انتشارات

ساختار شرکت مشاوران بهبود مدیریت افق